07.10.2013 08:19

Interaktive Schichtplanung vereinfacht den Alltag

Wer sich schon einmal mit dem Erstellen von Dienst- und Schichtplänen im mittleren oder größeren Umfang beschäftigt hat, der weiß, wie nervenaufreibend und zeitraubend das sein kann. Sie haben sich da sicher auch schon öfter gewünscht, dass es einen einfacheren Weg zum Ziel gibt. Mit easy PEP erledigt man die Schichtplanung direkt in der Cloud und das Beste ist, dass Ihre Mitarbeiter interaktiv an der Planung teilnehmen können. So einfach wird man vom Verantwortlichen zum Partner.

Die Zeitersparnis ist abzusehen, wenn alle Mitarbeiter am Plan mitarbeiten und sich nur auf Ihren Teil der Arbeitszeit konzentrieren müssen. Man kann flexible oder feste Schichten planen. Um zu sehen wie das funktioniert, schauen wir einmal ein wenig in das Angebot und die Reichweite des Programms.

Im Wochenplan lässt sich einfach eine Schicht erstellen, indem man die Anzahl der notwendigen Mitarbeiter, Beginn und Ende festlegt. Man bestimmt die Anzahl der Tage, an denen die Schicht gefahren wird und schon ist die Schicht erstellt. Nun kann man die Mitarbeiter, beispielsweise mit Drag and Drop, auf die Schichten verteilen. Automatisch werden die registrierten Mitarbeiter über die Einteilung informiert. Das geschieht wahlweise über Email oder Telefon, für das eine Mobilversion zur Verfügung steht.

Nebenher kann man für jeden Mitarbeiter eine maximale monatliche Stundenzahl festlegen, welche immer vom Programm angezeigt und respektiert wird. Das gibt Ihnen den besten Überblick über die Auslastung und Verfügbarkeit jedes Einzelnen.

Neben der festen Einteilung hat man aber auch die Möglichkeit, dass sich die Mitarbeiter über einen vorgefertigten veröffentlichten Schichtplan für bestimmte Schichten bewerben können. Dadurch fallen sicherlich eine Vielzahl von Beschwerden und Unannehmlichkeiten weg, die normalerweise im Schichtdienst auftauchen.
Einzig die Sicherstellung des geforderten Minimums für jede einzelne Schicht sollte man nicht aus den Augen verlieren. Auch hier hilft das Programm mit der Präsentation von möglichen, freien Kandidaten für offene Dienste.

Die Interaktivität geht aber noch weiter. So ist es den Mitarbeitern möglich, Schichten zum Tausch anzubieten, wenn das notwendig ist. Nur wenn sich niemand findet, der Ihre Schicht übernehmen kann, muss das auch akzeptiert werden. Den Urlaubsantrag erhält der Schichtleiter auch direkt über das Programm, wo er diesen einfach genehmigen oder ablehnen kann, das alles nur mit einem Klick.

Mit all den Werkzeugen ist es ein Leichtes, am Monatsende die erfassten Gesamtstunden in den Stundenzettel zu übertragen. Selbiger wird direkt ins Excel-Format exportiert, was Fehlplanungen oder -interpretationen vorbeugt. Angefallene Fehlzeiten oder Urlaubsplanungen werden immer mit angezeigt, so weiß man immer, wer wann und wo arbeitet.

Einfacher kann man eine Planung der Dienste sicher kaum gestalten, und jeder Mitarbeiter ist stets aktuell über seine Arbeitszeit informiert. Da gibt es kein Hinterherrennen mehr und langwierige Telefongespräche - Sie kommen deutlich schneller ans Ziel.

Das Produkt easy PEP gibt es in drei verschiedenen Paketen, die sich in der Anzahl von Standorten und Mitarbeiterzahl unterscheiden:
- Das Basis Paket deckt 2 Standorte mit einem Mitarbeiterstamm von 30 Personen ab.
- Das Plus Pakete verwaltet bis zu 4 Standorte und 100 Mitarbeiter.
- Das Premium Paket kann eine unbegrenzte Anzahl von Mitarbeitern an bis zu 10 Standorten bewältigen.

In allen Paketen hat man die Möglichkeit das Programm in einer 30-tägigen kostenlosen Version zu testen, auch danach ist eine monatliche Kündigung des Services realisierbar. Als besonderes Extra ist die Verwaltung eines Unternehmens mit nur 5 Mitarbeitern mit dem sogenannten „Free Plan“ sogar kostenlos zu haben.

Aber auch eine Koordinierung von mehr als 10 Standorten ist im Bereich des Möglichen, dazu wird allerdings eine angepasste Version gebraucht, für die man sich mit dem Hersteller in Verbindung setzen muss. Eine Lösung wird hier aber auch dafür gefunden werden.

Die Anwendungsmöglichkeiten sind für eine Vielzahl von Betrieben und Einrichtungen vorstellbar. Beispielsweise kann man hiermit leicht den Lieferdienst der Pizzeria absichern, indem die Fahrer selbst ihre Arbeitszeit bestimmen können. Gleiches gilt beim Wachschutz, wo ein unregelmäßiger Dienstplan schon eher die Regel, als die Ausnahme darstellt. Klassische Berufe im Schichtdienst mit festem Dienstplan, wie im Krankenhaus oder beim Pflegedienst, lassen sich durch die Vereinfachung der Schichtplanung noch optimieren. Die Liste lässt sich fast endlos fortsetzen: Einsatzplanung in Speditionen oder Busunternehmen, bei einer kleinen Fluglinie, beim Taxi- oder Limousinenservice, bei Personaldienstleistern, der Zeitarbeit, dem Reinigungsdienst und dem Winterdienst.

Auch in Einrichtungen, wie Museen oder beim Militär finden sich Einsatzmöglichkeiten für das Programm, welches durch die Flexibilität und einfache Bedienbarkeit auch den nicht so versierten Computerarbeiter unterstützt. Die Branchen übergreifende Anpassbarkeit des Produktes macht es besonders attraktiv für kleinere Unternehmen, wenn sich dort eine Planung in einfachen Grenzen halten sollte. Hier ist es notwendig, die Arbeit im Überblick zu behalten, nicht, sich mit Dienstplandetails und undokumentierten Fehlzeiten auseinandersetzen zu müssen.

Webtipp: Timing24.com - die Schichtplaner.